Datenschutzerklärung – Microsoft Teams Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Webinare und Online-Übertragungen von Gemeindeveranstaltungen via Microsoft Teams
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams ist:
Freie Christengemeinde Arche Augsburg e.V.
Andreas Neumann
Siegfried-Aufhäuser-Straße 19a
86157 Augsburg
2. Zweck der Datenverarbeitung
Microsoft Teams wird zur Durchführung von
Online‑Meetings,
Chats und Telefonie,
Videokonferenzen,
Zusammenarbeit in Projekten,
Datei‑ und Informationsaustausch
eingesetzt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung organisatorischer, vertraglicher oder gesetzlicher Aufgaben sowie zur internen Kommunikation.
3. Verarbeitete Datenarten
Bei der Nutzung von Microsoft Teams können folgende Daten verarbeitet werden:
3.1 Basisdaten
Name, Vorname
E‑Mail‑Adresse
Profilbild (optional)
Organisationszugehörigkeit / Rolle
3.2 Kommunikationsdaten
Chatnachrichten
Audio‑ und Videodaten
Bildschirmfreigaben
Meeting‑Metadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmer)
3.3 Technische Daten
IP‑Adresse
Geräte‑ und Hardwareinformationen
Log‑ und Diagnosedaten
3.4 Inhalte
Geteilte Dateien, Präsentationen, Notizen
Aufzeichnungen (nur wenn aktiviert und mit Einwilligung)
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation und Zusammenarbeit)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), z. B. bei Aufzeichnungen
5. Empfänger der Daten
Empfänger der Daten ist insbesondere:
Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, WA 98052, USA
Microsoft verarbeitet Daten im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. Vergleichbar mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag existiert ein entsprechendes Standard-Dokument von Microsoft: Data Protection Addendum, „DPA“.
6. Datenübermittlung in Drittländer
Bei der Nutzung von Microsoft Teams kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA oder andere Drittländer stattfinden. Microsoft stellt hierfür geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bereit (Standardvertragsklauseln, technische und organisatorische Maßnahmen).
7. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Speicherfristen können abhängig sein von:
organisatorischen Vorgaben,
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen,
individuellen Einstellungen in Microsoft Teams (z. B. Chat‑Aufbewahrung).
Aufzeichnungen werden nur gespeichert, wenn sie ausdrücklich erstellt wurden.
8. Aufzeichnungen von Meetings
Aufzeichnungen erfolgen nur nach vorheriger Information und Einwilligung der Teilnehmer. Dabei können verarbeitet werden:
Video‑ und Audiodaten
Chatverläufe
Präsentationen und geteilte Inhalte
9. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben folgende Rechte:
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Anfragen können an den Verantwortlichen gerichtet werden.
10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Für die Nutzung von Microsoft Teams ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Ohne diese ist eine Teilnahme an Meetings oder die Nutzung der Funktionen nicht möglich.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
12. Datensicherheit
Microsoft und der Verantwortliche setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden, z. B. bei Änderungen gesetzlicher Vorgaben oder technischer Entwicklungen.